Документи от А до Z
За организацията на управление на документи на компанията, трябва да се рационализира работата с изходящ поток на информация от момента на създаването на документа, преди да бъде изпратен извън компанията.
За организацията на управление на документи на компанията, трябва да се рационализира работата с изходящ поток на информация от момента на създаването на документа, преди да бъде изпратен извън компанията.
Организация на документи в новата компания
Изходящи документи, инициативи или отговори на искания, подготвящи специалисти в структурните звена. На следващо място, те преминават всички необходими етапи на одобрения, зрението и одобрение или подпис. Последният етап в работата с изходящи документи са технологии за регистрация и изпращане.
Регистрация и регистрация изпращане (изходящи) документи
Забележка акценти. които е необходимо да се обърне внимание на DOW офицер за регистрация изпратено (изходящи) документи.
Регистрация изпратени документи се извършват в дружеството централно в служба на предучилищна възраст в деня на тяхното одобрение или подпис.
DOW офицер сканира всеки документ да се изпрати за подготовка грамотност и коректност на регистрация. Документите, изготвени и издадени в нарушение на установените правила, непълни документи се връщат на изпълнителя за преразглеждане.
Регистрационен номер изпратено (изходящи) документ се състои от показателния случай под номенклатурата на нещата (включително кода на структурното звено) и разделени с наклонена черта документи серийни номера в рамките на една календарна година. Например: лит. № 25-03 / 198. когато:
лит. - показва, че документът идва;
25-03 - показателния случай под номенклатурата на делата на структурното звено, което получава от депозирането на копие от документа, за да бъдат изпратени;
198 - сериен номер на документа в рамките на календарната година. От началото на всяка календарна година, регистрационния номер на изходящия документ започва с номер 1.
Регистрационен номер може да бъде допълнено с кодове: от длъжностното лице, което е подписало документа; въпросът за обект предмет класификатор, или други кодове. Ако е необходимо, тези класификатори или кодове водачи са разработени и одобрени от компанията.
Регистрационен номер и дата документ, вписани в оригиналния документ в подробности за формата и копие от който се подава в случай на структурните подразделения на фирмата. Информация за изпращащата (изходящи) документът влезе в регистрационния формуляр и наблюдение (RCF).
Имайте предвид, че когато датата на подписване или одобрение на документа и датата на регистрация, са различни (по някакви причини, документът беше представен на услугата POC след датата на подписване или одобрение), в този случай, обслужващия персонал на предучилищна възраст трябва да се направи знак в тази RKF.
В поведението на ALAC на хартия растения New RSC за регистрация на документи инициатива. регистрационните данни от документа за отговор се вписват в входящ (входящ) документ RCM.
След възлагане на регистрационен номер за изпращане на документи, първо копие отива на изпращането, и копие от визата и приложения (ако има такива), подадена в случая, в съответствие с номенклатурата на нещата.
Изпращане на документите трябва да се извършват в компанията на само една централизирана персонал от предучилищна услуги.
Важно е да се знае. Изпращане на документите да бъдат напълно обзаведени, с подпис и регистрирани.
По факс или по информация от оперативен характер по електронна поща могат да се предават директно на служителите на структурните звена.
Документи, които трябва да бъдат изпратени, обработени и изпратени в деня на подписването му и регистрация или най-късно на следващия работен ден.
В тази статия ние бяхме подчерта някои от основните точки, които трябва да се обърне внимание на организацията на работата в новата компания в момента на регистрацията регистрираните изпратено (изходящи) документи.
телевизия Voitsekhovitch,
Naaru експерт