Office Project - Управление на проекти
Терминът "управление на проекти" The става все по-популярен. Това се отнася както за управлението на проекти в къщата, насочени към въвеждането на нови технологии и системи, както и на проблемите за управление на бизнеса на компанията чрез проекти. Примери за фирми, бизнес мениджъри чрез проекти са телекомуникациите, строителството и дизайна организации, фирми, участващи в развитието на търговски софтуер, консултантски и други.
Трябва да се отбележи, че в световен мащаб ускоряването на развитието на комуникациите, автоматизация на бизнес процесите и при остро поставят проблема за управление на проекти и на традиционните компании, участващи в освобождаването на масово производство, поне от гледна точка на периодично актуализиране и ускоряване на продуктовата линия, за да запази своя дял на променящия се пазар.
Не е чудно тогава, че лидерите, загрижени за проблемите на непрекъснато подобряване на дейността си, с голямо внимание към всеки, който включва дори и най-малката следа от даден проект или за управление на проекти. Те интуитивно усещат, че усилията за поръчка и по стандартизация и дейностите за модернизация, включително проблемите на вземане на решения, ще имат значително - ако не материал, поне на ефекта от управлението.
Какво е офиса на проекта?
Ето как да се тълкува този термин се признава и се е превърнал почти стандарт "от знания за управление на проекти» (PMBOK - управление на проекти от знания). "Има редица на офис проект приложения. Офис на проекта може да работи в широк спектър от задачи, които варират от подкрепа за мениджъри на проекти под формата на обучение, софтуер, шаблони и до бъдат държани отговорни за резултатите от проекта. "
Както всичко свързано с концепцията на проекта ( "временен усилия, предприети, за да се създаде уникален продукт или услуга"), офис проект - това е временна организационна образование, предназначен за извършване на точно определени функции. Тя включва държавни обучени мениджъри и технически персонал, оборудвани с необходимия софтуер и технически системи. В зависимост от вида и предназначението на офис проект може да предприеме съответните позиция в организационната йерархия, както на равнище близко до ръководството на компанията, както и на равнището на отделните отдели на големи наръчници.
В зависимост от размера на проекта и големината на организацията е най-добрият тази или онази форма на офис на проекта.
В зависимост от състоянието и характера на задачите, той може да се нарече организационна офис образование софтуерен проект, в който е решила проблема на планиране и управление на бизнеса в рамките на компанията като цяло. Ако управлението на проекта е насочена към решаване на проблема с "как да се изпълни проекта ефикасно и ефективно", управление на софтуерни проекти в бизнес организации търси отговор на въпроса "как да се направи бизнеса по-отзивчиви, адаптивна и по този начин по-изгодно в един бързо променящ се бизнес среда и управлението на мулти-проект. "
Ефективно използване на софтуер на офис проект на практика може да даде следните ползи и предимства: стандартизацията на документация за управление на проекти и управление на проекти, ясно разпределение на отговорността за резултатите от проекта (проектите), разпространението на знания и усъвършенстване на уменията на персонала, ефективен мониторинг на напредъка и за прогнозиране на резултатите от проектите, като се вземат предвид и ефективно разпределение на ресурсите по проекта, глобален преглед на наличните ресурси на организацията, целите и задачите на отдела проекти от стратегическите планове на организацията.
Поради обективни ограничените възможности за ефективно управление на проекти в различни организационни структури (и по-специално - от гледна точка на функционалната структура и слаба матрица организационна структура, като например Министерството), че е малко вероятно, че всички изброени по-горе набор от проблеми трябва да бъдат решени в рамките на офиса на проекта. В допълнение, от порядъка на задачи, за да бъде решен чрез офиса на проекта в определена организация, ще зависи от съществуващата корпоративна култура и висши потребности на управлението се подобри и качеството на управление на бизнеса.
Четири вида офиси в проекта могат да различат фигуративни имена, които дават видима представа за характера и задачи:
- "Метеорологична станция". "Условие за времето", предоставяне на информация;
- "Контролна кула". с които "надзор на околното пространство";
- "Resource Pool". осигуряване на организацията на човешки ресурси, мениджъри на проекти;
- "Стратегическо програма" офис проект, предвижда планиране портфолио и стратегическо управление на проекти.
Изборът на един или друг вид офис проект, главата трябва да бъдат наясно, че всеки един от тях има своите плюсове и минуси.
Офис "Метеорологична станция" Проект
Основната цел на този тип PMO - събиране на информация на висшето ръководство по няколко проекта едновременно. Начин на работа - да уведоми ръководството, без пряко въздействие върху проекта. Тя не трябва да бъде твърде много да се очаква от "метеорологични станции." Ръководството на компанията, в подкрепа на решението за прилагане на този тип РМО, не може да се получи желания ефект в случай на "умни" проекти. Правомощия на управителя на такава "метеорологична станция" не предоставят функции, ръководства за мениджъри на проекти за това как те трябва да отидат случай. Този тип офис може да бъде ефективен при практическото прилагане на управленски правомощия за получаване на навременна и точна информация за състоянието на проектите.
Офис на проекта "Контролна кула"
Задачата - да се повиши ефективността на изпълнението на проекта, чрез въвеждането на стандартите за управление на проекти. Философия ", за да се създаде стандарт, а те са спечелили" тук не важи. Забравете за това, че ръководителите на проектите си са склонни да се придържат стриктно към стандартите, процедурите тествани и готови да бъдат приятели с вътрешен консултант, които отговарят за прилагането на стандартите. Лидерите на офиса на проекта от този вид трябва най-малко да участват в сертифицирането на работа на мениджъра на проекта, и в идеалния случай - за отстраняване на мениджъри на проекти. Всеки, който извършва одит на проекти не трябва да съветва мениджъри на проекти. За да направите това, има вътрешни консултанти.
офис Проект "ресурс басейн"
Целевата функция на този тип офис проект -increasing на ефективността на използването на квалифицирани мениджъри на ресурси в проектно ориентирани организации. Има и редица въпроси, които могат да бъдат решени "на място" в дадена организация. Например: назначаване на ръководители на проекти - прерогатив само на управителя на офиса на проекта, или това е процес на преговори? Ако клиентите на вътрешния пазар, за да плащат за ръководител на проекта и като почасова ставка за деня, или на целия проект?
Офис на проекта "Стратегическо програма"
Такава офис проект има за цел да подпомага дейностите на портфолио мениджър инвестиционна компания. Основната цел - да се свърже с проекти стратегически планове на организацията. В същото време, тази служба не поема правилното функциониране финансово управление, той не може да гарантира, че корпоративните финанси се харчат добре, в съответствие със стратегията на организацията, а дори и не може да предотврати конфликти и припокриване, които се случват по време на изпълнението на проекта и прилагане на резултатите от тях , Основната мисия на тази служба - да се осигури връзка оперативно и стратегическо управление.
Архитектура офис инструменти проект
Архитектура PMO инструменти може да включват следните компоненти:
- На базата на данни за проекта ресурси, пълни ресурси, методология на проекта и най-добри практики. Оперативна база ток на тези проекти;
- система за влизане и данни за времето и финансовите разходи на персонала, който участва в проекта;
- заявление за корпоративно планиране, наблюдение и отчитане на проектите;
- система за управление на документи и електронна поща система;
- Интерфейс с корпоративната система за финансово управление;
- технологична инфраструктура Информация, подходящия обхват на задачите.
Проблеми на прилагане на офиса на проекта
Въвеждането на системата за корпоративно управление на някой от тези видове офиси проекта - също е проект, а по-скоро сложно. Както успеха на продуктивна употреба на офиса на проекта и на проблема с неговото прилагане, в самото начало на проекта. Директор на водещи дизайнерски корпорации са следните критерии за успех:
- по-високи стандарти за квалификация на специалисти по управление на проекти;
- силна подкрепа за подхода на проекта от страна на висшето ръководство;
- достатъчно ниво на власт на мениджърите в изпълнението на проекти от началото до завършване;
- висок престиж на работни места, както и степента на влияние на групата по проекта, съответстваща на функциите по управление на проекти.
Основните трудности, които стоят на пътя на организацията на проекта, ориентирани и прилагането на управление на корпоративната проект е определено, свързани с ключовите играчи, които са заинтересовани от резултатите и въздействието на този проект. Те включват: висшето ръководство, мениджъри на проекти и членове на екипа по проекта, функционални мениджъри, вътрешни и външни консултанти.
Ако изпълнението на инициативата идва от върха, от висшето ръководство, това означава, че се полагат усилия да се ангажират необходимите усилията и ресурсите на останалата част от организацията. И обратното, ако идеята си проправя път от долу нагоре, а след това да се реши понякога трудна задача за привличане на подкрепата на висшия мениджмънт се изисква повече умения артикулация и огромно постоянство.
Грешките обикновено са предизвикани от комбинация от следните фактори:
- не или слаба подкрепа на висшето ръководство;
- подценяване на размера на промени в проекта;
- липса на методология за управление на проекти;
- недостатъчна квалификация на мениджъри по управление на проекти;
- преоценка на може би един от моделите на офиса на проекта в условията на определена организация;
- липса на корпоративната култура на организацията.
обобщени изводи
От двете концепции за организационната трансформация - целенасочен подход и ориентиран към процесите, както показва практиката, а вторият - най-подходящ. Заедно формира на мисията и целите на изпълнение, изпълнението на следващите стъпки са разработени, инсталирани на система от критерии за оценка на напредъка. не трябва да се налага Изпълнение на офиса на проекта, скоро прераства в организацията. Голяма част от работата по изпълнението на офиса на проекта изглежда като мисионерска работа - в опитите убеждаване, а не завладяват хората - нещо подобно на начина, по който своевременно квакерите се заселят в Америка.