Процедурата за регистриране на изходящите документи - изходящи документи
Изходящите документи, изготвени от организацията и да бъдат изпратени след регистрирането и подписване на главата се записват централно в служба на управление на документи (DOW) в картите за регистрация и контрол (ПКК) или регистъра на изходящи документи.
Индексът на изходящ документ се поставя в двата етапа.
Първоначално певицата, който подготви проект на документ, който се представя на ръководителя на знака за подпис върху нея, като в този случай индексът ще се съхранява копие от номенклатурата на изходящ документ (раздел включва индекс и редица случаи в рамките на този раздел), например номер 5-14. След подписването на главата или друго упълномощено лице, документът се изпраща на службата за регистрация на DOW. В процеса на регистрация за регистриране на документ за случая на индекса на номенклатура на пореден номер на изходящия документа, който се предава от регистрационната форма, например номер 5-14 / 346.
Сериен регистрационен номер, поставени върху документите на брутния ред в рамките на чиновнически година независимо от това колко структурно подразделение подготвил документ, в който случай тя ще се зашива. Например, изходящ документ, изготвен от счетоводния отдел, ще получи индекса 6-15 / 345 (6 - счетоводство индекс, 15 - номера на делото в счетоводния отдел, който ще съдържа копие от изходящия документ), след това на документ, изготвен от отдела за персонала, се индексът на 5- 14/346 (5 - индексът на отдел персонал, 14 - номера на делото в отдела по персонала, който ще съдържа копие от изходящия документ).
Форма за регистрация карти на изходящите документи е идентична на формата на ALac за входящи документи. Единствената разлика при попълване RSC изходящи документи се крие във факта, че в "кореспондент" показва името на организацията, която се изпраща на документа.
Регистрирайте изходящи документи могат да имат характеристики, в зависимост от това дали документът е отговор или инициатива. Изходящите документи и отговори са насърчавани да се регистрирате на карти като входящи искания за документи. В този случай, индексът на регистрация документ, издаден ще индекс дело по номенклатурата, която ще бъде с телбод копие на изходящия документ, и серийния номер на получаване на документа, която изготви отговор (взет от печат на регистрация). RSC информация за документа, отговорът се записва в графата "Знакът на изпълнението на документа."
Вземем примера на изходящ регистрационен документ отговор на писмото, както и пример за попълване RSC него.
Регистрация документ - до данните в профила odokumente в установената форма, фиксиращи факта на нейното създаване, изпращане или получаване.
Можете да дадете по-подробно определение на регистрация като потвърждение на създаването или документ за определен ден, като го въведете във формуляра за регистрация, за да зададете регистрационен номер на потребителя и записани под формата на основна информация за документа, който ви позволява да създадете база данни от документи на институциите за последващ мониторинг на сроковете изпълнение на документи и справки работи по него.
С други думи, в процеса на регистрация, предвидена система за извличане на информация за всички документи в институцията, които след това могат да се използват за подпомагане на работата и контрола върху изпълнението на документи.
Вследствие на регистрацията има три цели:
§ контрол върху тяхното изпълнение;
§ справочник на документите.
Регистрацията е необходима само документи, които изискват отговор и изпълнение, независимо от начина, по който са създадени или получени.
Оперативни документи, изпратени от или създадени само за информация и не изискват отговор и изпълнение, не са регистрирани. офис услуга трябва да се разработи списък (списък) на документи, които не подлежат на регистрация. Той бе одобрен от ръководителя на организацията и се актуализира, ако е необходимо. След предварителна обработка незаписани документи се прехвърля директно към устройството или на изпълнителите, които могат да се отнасят до информацията, съдържаща се в него.
Документите не са обект на регистрация, като правило, са:
§ информационни и справочни писма характер, изпратени от информация;
§ поздравителни писма и телеграми;
§ покани, програма от семинари, срещи и конференции;
§ издания (книги, брошури, списания);
§ пакети с надпис "Частно лице";
§ копие на разпоредби, заповеди и държавни поръчки;
§ информационни материали и др ..
Регистрация форми на документи
Пристигащи, отпътуващи и вътрешни документи са записани отделно с отделни серийни номера.
Регистрационен номер (индекс) на документа - цифров или буквено-цифров обозначение възложена на документ по време на регистрацията му.
Има три вида на документите за регистрация:
По този начин, в регистъра на поверителни документи има следните графи:
система за регистрация Magazine е била полезна в организации, стига да получа малък брой документи. С голям обем от документи списание система има някои съществени недостатъци. От сеч се извършва в реда на постъпването на документите, това е само един човек може да провежда едновременно. С голям брой документи, получени процес регистрация отнема време и забавя допълнително работата с документите. В допълнение, системата на записите често води до документите за пререгистрация на останалите структурни звена, в които се предават на документа. Но основният недостатък на системата за сеч - не е възможно да се организира контрол върху времето за изпълнение на документи и своевременно провеждане на информация и справки работа по документите.
система за регистрация на карти ви позволява да се преодолеят тези недостатъци, тъй като картата може да се постави във файлове в произволен ред, както и да се регистрират документите са няколко души наведнъж, създаване на проект на желания брой копия на регистрационната карта. Форма регистрационна карта може да се определя от институцията и се записва в инструкцията за управление на документацията на.
Въпреки това, най-ефективна към днешна дата, е автоматизирана система за регистрация на документи в компютъра. Тя позволява регистрацията на шофиране между работни места, комбинирайте цялата информация за документите в единна база данни, въз основа на които е възможно да се организира една централизирана информация и справки на работа и контрол върху изпълнението на документи.